UETS ana alt işlem yetkilisi: tüzel kişide görev ayrımı

Kısa yanıt: UETS ana alt işlem yetkilisi ayrımı, kapsamdaki tüzel kişinin elektronik tebligat hesabında kimin rol tanımlayacağını ve kimin hangi verilere erişebileceğini belirler. Elektronik Tebligat Yönetmeliği m.13 uyarınca ana yetkili alt yetkilileri belirler, sisteme ekler veya çıkarır ve rollerini tanımlar; alt yetkili kendisine verilen yetki kapsamında verilere ulaşabilir. Önce hesabın tüzel kişi kapsamını, sonra kişiyi ve verilen yetkiyi doğrulayın.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye değildir.

UETS ana alt işlem yetkilisi ayrımı hangi hesaba uygulanır?

Yönetmeliğin 13. maddesi, beşinci madde kapsamındaki tüzel kişilere yöneliktir. Bu nedenle incelemeye yalnız kullanıcının mesleğini sorarak başlamayın. Elektronik tebligat adresinin hangi muhataba ait olduğunu ve işlemin hangi hesap için yürütüldüğünü belirleyin. Bir avukatın kendi adına olan hesabıyla bir tüzel kişinin hesabında aldığı görev aynı hukuki bağlam değildir.

Ana işlem yetkililerinin sayısı aynı maddede en az bir, en fazla on olarak düzenlenir ve belirlenen kişiler PTT’ye bildirilir. Bu sınır, bir yapay zekâ uygulamasının kullanıcı kotası veya bütün kurum çalışanları için izin sayısı olarak okunamaz. Hesap sahibini, rolü ve kullanılan hizmeti birbirinden ayırmak yanlış bir yetki tablosu oluşturmayı önler.

Bu rehber UETS’nin güncel arayüzüne ilişkin tıklama kılavuzu değildir. Ekran adları ve onay akışları bu çalışmada doğrulanmadığı için belirli düğme veya menü sırası verilmemektedir. Aşağıdaki adımlar, mevzuata dayalı inceleme ve görev teslimi için editoryal çalışma önerileridir. Genel araç kullanımını hukuk yapay zeka konu merkezindeki denetim çerçevesiyle birlikte değerlendirebilirsiniz.

Ana işlem yetkilisi ne yapar?

Yönetmelik m.13/2 üç görev alanını sayar: alt işlem yetkililerini belirleyip UETS’ye ekleme veya çıkarma, bu kişilere rol tanımlama ve gerektiğinde onların yapacağı bütün işlemlerle diğer teknik işlemleri yürütme. Dolayısıyla ana rolü yalnızca tebligat okuyan kullanıcı şeklinde tanımlamak eksik kalır. Rolün yetki yönetimi yönü ayrıca görünür olmalıdır.

İnceleme notunda kişinin adının yanında görevin dayandığı kurum kaydını ve hangi hesap için yetkili olduğunu gösterin. Aynı kişinin başka bir hizmette yönetici olması, UETS’de de aynı role sahip olduğunu kanıtlamaz. Kurum içi unvan ile sistemde tanımlı rol ayrı alanlarda tutulabilir. Birinin diğerinin yerine yazılması, özellikle görev devrinde hangi işlemin gerçekten tamamlandığını belirsizleştirir.

Ana yetkili belirlenmiş olması, alt rollerin kendiliğinden doğru dağıtıldığını da göstermez. Her alt yetkinin hangi görev için verildiği ve mevcut tanımla nasıl örtüştüğü ayrıca incelenmelidir. Bu öneri yeni bir kanuni form zorunluluğu değildir; m.13’teki rol tanımlama ve sınırlı erişim ayrımını anlaşılır bir çalışma kaydına dönüştürür.

Alt işlem yetkilisinin erişim sınırı nasıl okunur?

Maddenin üçüncü fıkrası alt yetkilinin ana işlem yetkilisince verilen yetki kapsamında verilere ulaşabileceğini belirtir. Bu cümleden bütün alt yetkililerin aynı verilere veya aynı teknik işlemlere eriştiği sonucu çıkmaz. Somut incelemede yalnız rolün adıyla yetinmek yerine kişiye verilen yetkinin kapsamını kayda geçirmek gerekir.

Örneğin kurum içinde bir çalışana tebligat takibi görevi verilmiş olabilir. Bu görev yazısı, sistemde hangi rolün fiilen tanımlandığının tek başına kanıtı değildir. Tersine, ekranda görülen bir yetki de kurumun görev dağılımının bütünü hakkında bilgi vermez. İki kaydı karşılaştırın; farklılık varsa soruyu yetki yönetiminden sorumlu kişiye yöneltin.

Yapay zekâya yalnızca mevcut kayıtların tutarlı bir tabloya dönüştürülmesi görevi verilebilir. Kaynakta bulunmayan izinleri tamamlamasını veya görevin gerektirdiği yetkiyi kendiliğinden belirlemesini istemeyin. Büroda yetki matrisi rehberi genel rol düzeni için yararlıdır; UETS’ye özgü hukuki görevler bu Yönetmelik üzerinden ayrıca okunmalıdır.

Rol inceleme tablosunda hangi alanlar bulunmalı?

Aşağıdaki tablo resmî UETS formu değildir. Amaç, mevzuattaki ayrımı kurumun elindeki doğrulanabilir belgelerle eşleştirmektir. Hesap şifresi, doğrulama kodu veya erişim anahtarı tabloya yazılmaz.

İnceleme alanı	Kaynakta aranacak bilgi	Açık kalırsa yapılacak işlem
Hesap sahibi	Tebligat adresinin ait olduğu tüzel kişi	Hesap kapsamını teyit etme
Ana yetkili	Belirlenen kişi ve PTT bildirim kaydı	Bildirimin durumunu araştırma
Alt yetkili	Kişi, rol ve verilen yetki	Ana yetkiliden kapsam doğrulaması
Görev değişikliği	Devam eden veya sona eren görev	Mevcut tanımla karşılaştırma
Teslim notu	Bekleyen işler ve kaynak kayıtlar	Takibi devralacak kişiyi belirleme

Belge elde değilse alanı “doğrulanmadı” olarak tutun. “Kurumda çalışıyor” bilgisini “sistemde yetkili” şeklinde değiştirmeyin. Aynı şekilde bir kişinin kurumdan ayrılması ile belirli hesaptaki rolünün kaldırılması farklı olaylardır. Hangisine ilişkin kayıt gördüğünüzü açıkça belirtin.

Yetki ekleme veya çıkarma öncesinde ne kontrol edilir?

İşlem öncesi şu inceleme sırası kullanılabilir:

1. Hesabın ait olduğu muhatabı ve m.13 kapsamını belirleyin.
2. İşlemi yürüten ana yetkilinin ilgili hesaptaki rolünü doğrulayın.
3. Eklenecek veya çıkarılacak kişiyle görev kaydını eşleştirin.
4. Değişecek rolün kapsamını mevcut tanımla karşılaştırın.
5. İşlem sonrasında hangi durumun görüldüğünü kaynağıyla kaydedin.
6. Bekleyen tebligat takibinin kim tarafından sürdürüleceğini teslim notunda açıklayın.

Bu liste güncel PTT işlem akışının yerine geçmez. Gerçek hesapta yapılacak işlem, güncel resmî açıklamalar ve kurumun yetkili kişileriyle yürütülmelidir. Özellikle yalnız bir talebin iletilmiş olmasıyla sistemde değişikliğin tamamlanmasını aynı durum olarak yazmayın. “Talep edildi”, “kontrol bekliyor” ve “doğrulandı” gibi açık durumlar kullanmak devri kolaylaştırır.

Görev değişikliği tebligat tarihini yeniden başlatır mı?

Yetki değişikliği ile tebligatın hukuki tarihi farklı incelemelerdir. 7201 sayılı Kanun m.7/a, elektronik adrese ulaşmayı izleyen beşinci günün sonunda tebligatın yapılmış sayılmasını düzenler. Kurum içinde takibi yapan kişinin değişmesinden kendiliğinden yeni bir tebliğ tarihi çıkarılmamalıdır.

Yönetmelik m.10/3 ayrıca bilgilendirmenin yapılamamasının veya geç yapılmasının tebligatın geçerliliğini etkilemediğini belirtir. Telefon bildirimi alamayan kişinin durumuyla adrese ulaşma kaydı birbirine karıştırılmamalıdır. Tarihlerin nasıl ayrılacağını UETS okunma ve ulaşma tarihi rehberinden inceleyebilirsiniz. Buradan somut dosya için son başvuru günü üretilmemektedir.

Teslim kaydı nasıl yeniden kontrol edilebilir?

Teslim notunda yalnızca “yetkiler düzenlendi” yazılması, sonraki incelemede hangi kişinin hangi hesabının ele alındığını açıklamaz. Her değişikliği ayrı satıra kaydedin; önceki durum, istenen değişiklik, görülen son durum ve kullanılan kaynak birlikte bulunsun. Bu kayıt önerisi, Yönetmeliğin öngördüğü işlem ve delil kayıtlarından ayrı bir kurum içi çalışma notudur. Resmî kaydı değiştirmez veya onun yerine geçmez.

İkinci kontrolü yapan kişi kaynağa erişemiyorsa tamamlandı işareti vermek yerine hangi belgenin gerektiğini yazmalıdır. Özellikle aynı isimli hesaplar veya benzer kurum adları varsa doğru muhatabı yeniden eşleştirin. Bekleyen işlerin listesini rol değişikliği listesinden ayrı tutmak, hem teknik durumun hem günlük tebligat takibinin devralan kişi tarafından açıkça görülmesine yardımcı olur.

Kurgusal görev devrinde hangi hata yakalanabilir?

Örnek gösterim olarak, bir tüzel kişinin iç listesinde iki çalışanın “tebligat takipçisi” olarak yazıldığını düşünün. Sistemdeki rol bilgisi ise yalnız biri için belgelenmiş olsun. Yapay zekânın iki kişiyi de alt işlem yetkilisi diye işaretlemesi, eksik kaydı tahminle tamamlamak olur. Doğru çalışma notu ikinci kişinin sistem rolünün henüz doğrulanmadığını belirtir.

Devralan kişi önce aynı tüzel kişi hesabına bakıldığını teyit eder. Ardından iç görev kaydıyla mevcut yetki kaydını karşılaştırır ve farkları ana yetkiliye iletir. Eksikliği gidermek için başka çalışanın giriş bilgisini kullanmak bu rehberin önerdiği bir yöntem değildir. İnceleme, kişinin rolü ile hesabın kimliğini koruyarak yürütülür.

TBB rehberinin altıncı bölümü, çıktıdaki olay ve tarihlerin dosya içeriğiyle doğrulanmasını önerir. Aynı denetim anlayışı rol tablosuna uygulanabilir: modelin düzenlediği liste, gerçek yetki kaydının kanıtı olmaz. Prolex AI’ın doküman analizi özelliklerini değerlendirirken de sonuç tablosunu kaynak belgeyle karşılaştırın; Kaynağı görülmeyen rol ve işlem bilgilerini açık soru olarak bırakın.